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Registra la corrispondenza in entrata e in uscita, con acquisizione automatica anche dalla posta elettronica — inclusa la posta inviata. Tag e riassunti generati con l'intelligenza artificiale, faldoni per organizzare l'archivio come uno scaffale, scadenze con promemoria automatici, e un livello di sicurezza pensato per dati aziendali sensibili.
Cosa fa
Dalla mail in arrivo — o in partenza — alla registrazione, senza passaggi manuali.
01
Protocollazione da mail, in entrata e in uscita
Le mail vengono protocollate in automatico sia in arrivo che in partenza, con la cartella di posta inviata rilevata direttamente dal tuo account (niente nomi da indovinare). Ogni protocollo resta agganciato alla mail originale e ai suoi allegati.
02
Ricerca, filtri e ricerche salvate
Filtra per data, tipo di protocollo, tag, presenza di allegati o assegnatario. Salva le combinazioni che usi più spesso e richiamale da un menu, senza reimpostarle ogni volta.
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Scadenze e promemoria automatici
Imposta una data di scadenza su un protocollo: un promemoria via email parte in automatico sia in avvicinamento che a scadenza superata, verso chi è assegnato o verso gli amministratori se non c'è un responsabile.
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Esportazione CSV e stampa
Esporta in CSV rispettando i filtri attivi al momento, oppure stampa il foglio protocollo direttamente dal browser, senza passare per altri programmi.
Organizzazione dell'archivio
Tag, faldoni, rubrica e versioni: gli strumenti per non perdere il filo quando i protocolli si accumulano.
01
Tag per protocolli e allegati
Un vocabolario di tag condiviso in azienda, con filtro di ricerca dedicato. Le nuove etichette proposte restano in attesa finché un amministratore non le approva, così l'archivio non si riempie di varianti dello stesso concetto.
02
Faldoni e cartelle
Organizza i protocolli come in un archivio fisico: faldoni che contengono cartelle, con una vista a scaffale per sfogliarli e una ricerca che filtra mentre digiti.
03
Rubrica controparti
Un'anagrafica di mittenti e destinatari ricorrenti, riconosciuta in automatico sulle mail in ingresso e uscita — niente più "Rossi Srl" scritto in tre modi diversi nel tempo.
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Versionamento allegati
Carica una nuova versione di un documento senza perdere lo storico: tutte le versioni precedenti restano consultabili e scaricabili singolarmente.
05
Rilevamento duplicati
Se carichi un file già presente nell'archivio dell'azienda, un avviso te lo segnala subito — senza mai bloccare il caricamento — con un rimando al protocollo dove si trova l'originale.
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Anteprima e download allegati
PDF e immagini si aprono in anteprima direttamente nel dettaglio del protocollo, senza aprire una scheda separata per ogni file.
Intelligenza artificiale integrata
Sempre su richiesta o approvazione — mai automatica in modo invisibile.
01
Tag suggeriti dall'AI
I protocolli generati da mail — e su richiesta anche gli altri — ricevono proposte di tag pertinenti. Le nuove etichette restano in attesa di conferma prima di entrare nel vocabolario ufficiale.
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Riassunto del protocollo
Una frase di sintesi generata su richiesta per orientarsi rapidamente su un protocollo vecchio senza doverlo riaprire per intero. Il risultato resta salvato, non va rigenerato ad ogni apertura.
03
Lettura del contenuto degli allegati
Estrai il testo leggibile da un PDF scansionato o da una foto di un documento: il contenuto entra anche nella ricerca, così un protocollo si trova pure cercando una parola presente solo dentro un allegato.
Sicurezza e controllo degli accessi
01
Accesso in due passaggi
Dopo la password, un codice a 6 cifre via email conferma l'identità prima di entrare — per tutti gli utenti, sempre attivo, non opzionale.
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Allegati cifrati
I documenti caricati vengono cifrati prima di essere salvati, con una chiave dedicata separata dalle credenziali di posta. Protegge da un accesso diretto ai file su disco o su backup.
03
Tre livelli di accesso
Amministratore, Operatore e Osservatore (sola consultazione): ogni ruolo vede e può fare solo quello che gli compete, con il controllo applicato anche lato server, non solo nascondendo i pulsanti.
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Protezione dai tentativi di accesso
Dopo alcuni tentativi di login falliti sulla stessa utenza scatta un blocco temporaneo, per scoraggiare i tentativi ripetuti di indovinare una password.
A chi si rivolge
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