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Registra la corrispondenza in entrata e in uscita, con acquisizione automatica anche dalla posta elettronica — inclusa la posta inviata. Tag e riassunti generati con l'intelligenza artificiale, faldoni per organizzare l'archivio come uno scaffale, scadenze con promemoria automatici, e un livello di sicurezza pensato per dati aziendali sensibili.
Cosa fa
Dalla mail in arrivo — o in partenza — alla registrazione, senza passaggi manuali.
01
Protocollazione da mail, in entrata e in uscita
Le mail vengono protocollate in automatico sia in arrivo che in partenza, con la cartella di posta inviata rilevata direttamente dal tuo account (niente nomi da indovinare). Ogni protocollo resta agganciato alla mail originale e ai suoi allegati.
02
Ricerca, filtri e ricerche salvate
Filtra per data, tipo di protocollo, tag, presenza di allegati o assegnatario. Salva le combinazioni che usi più spesso e richiamale da un menu, senza reimpostarle ogni volta.
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Scadenze e promemoria automatici
Imposta una data di scadenza su un protocollo: un promemoria via email parte in automatico sia in avvicinamento che a scadenza superata, verso chi è assegnato o verso gli amministratori se non c'è un responsabile.
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Esportazione CSV e stampa
Esporta in CSV rispettando i filtri attivi al momento, oppure stampa il foglio protocollo direttamente dal browser, senza passare per altri programmi.
Organizzazione dell'archivio
Tag, faldoni, rubrica e versioni: gli strumenti per non perdere il filo quando i protocolli si accumulano.
01
Tag per protocolli e allegati
Un vocabolario di tag condiviso in azienda, con filtro di ricerca dedicato. Le nuove etichette proposte restano in attesa finché un amministratore non le approva, così l'archivio non si riempie di varianti dello stesso concetto.
02
Faldoni e cartelle
Organizza i protocolli come in un archivio fisico: faldoni che contengono cartelle, con una vista a scaffale per sfogliarli e una ricerca che filtra mentre digiti.
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Rubrica controparti
Un'anagrafica di mittenti e destinatari ricorrenti. Si alimenta anche da sola: un nome nuovo digitato su un protocollo o un mittente non ancora censito riconosciuto da una mail entrano in rubrica in automatico, senza doverli inserire a mano.
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Versionamento allegati
Carica una nuova versione di un documento senza perdere lo storico: tutte le versioni precedenti restano consultabili e scaricabili singolarmente.
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Rilevamento duplicati
Se carichi un file già presente nell'archivio dell'azienda, un avviso te lo segnala subito — senza mai bloccare il caricamento — con un rimando al protocollo dove si trova l'originale.
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Anteprima e più formati di file
Anteprima diretta per PDF e immagini (incluse le foto HEIC di iPhone e i file WEBP), oltre al supporto per archivi ZIP/RAR/7Z e i principali formati Office e OpenDocument tra gli allegati caricabili.
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Importazione massiva di file
Carica in blocco i file da PC direttamente in un faldone o una cartella — utile per digitalizzare un archivio storico senza creare un protocollo alla volta.
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Protocolli annullati in evidenza
Un protocollo annullato appare barrato e in grigio direttamente in elenco: si riconosce a colpo d'occhio, senza doverlo aprire.
Novità — modulo opzionale
Per chi deve garantire che una pratica segua sempre gli stessi passaggi — onboarding cliente, gestione reclami, rinnovo scadenze — non solo che venga protocollata. Attivabile su richiesta per la tua azienda, senza alcun impatto su protocolli, tag o faldoni già in uso.
01
Template di processo
Costruisci processi standard fatti di attività e task in sequenza, con dipendenze tra loro e tempo stimato opzionale. Ogni modifica sostanziale crea una nuova versione: quella pubblicata resta stabile, quella in bozza si perfeziona in libertà.
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Assegnazione a un protocollo
Assegna un processo pubblicato a un protocollo specifico, con responsabile, priorità e scadenza. La struttura resta agganciata alla versione di partenza anche se il template evolve in seguito, e un protocollo può avere più processi assegnati nel tempo.
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Esecuzione e tempi
Ogni task si avvia e si completa con un clic, rispettando le dipendenze: non si può partire finché quelli precedenti non sono chiusi. Tempo effettivo calcolato in automatico, a confronto con la stima, con note libere per segnalare eventuali scostamenti.
Intelligenza artificiale integrata
Sempre su richiesta o approvazione — mai automatica in modo invisibile.
01
Tag suggeriti dall'AI
I protocolli generati da mail — e su richiesta anche gli altri — ricevono proposte di tag pertinenti. Le nuove etichette restano in attesa di conferma prima di entrare nel vocabolario ufficiale.
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Riassunto del protocollo
Una frase di sintesi generata su richiesta per orientarsi rapidamente su un protocollo vecchio senza doverlo riaprire per intero. Il risultato resta salvato, non va rigenerato ad ogni apertura.
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Lettura del contenuto degli allegati
Estrai il testo leggibile da un PDF scansionato o da una foto di un documento: il contenuto entra anche nella ricerca, così un protocollo si trova pure cercando una parola presente solo dentro un allegato.
Sicurezza e controllo degli accessi
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Accesso in due passaggi
Dopo la password, un codice a 6 cifre via email conferma l'identità prima di entrare — per tutti gli utenti, sempre attivo, non opzionale.
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Allegati cifrati
I documenti caricati vengono cifrati prima di essere salvati, con una chiave dedicata separata dalle credenziali di posta. Protegge da un accesso diretto ai file su disco o su backup.
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Tre livelli di accesso
Amministratore, Operatore e Osservatore (sola consultazione): ogni ruolo vede e può fare solo quello che gli compete, con il controllo applicato anche lato server, non solo nascondendo i pulsanti.
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Protezione dai tentativi di accesso
Dopo alcuni tentativi di login falliti sulla stessa utenza scatta un blocco temporaneo, per scoraggiare i tentativi ripetuti di indovinare una password.
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Storage su misura per grandi volumi
Il server è pensato per l'uso quotidiano di un'azienda, non per archivi sterminati. Se il volume di allegati cresce oltre lo spazio incluso nel piano, Tirrena Sistemi può collegare uno storage dedicato esterno S3-compatibile — trasparente per chi usa l'app: stessa cifratura, stesso modo di caricare e consultare i documenti, nessuna migrazione né interruzione per i file già presenti.
A chi si rivolge
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